Controlli ispettorato del lavoro: cosa aspettarsi e come gestire le ispezioni in azienda

Controlli ispettorato del lavoro: cosa sono le ispezioni sul lavoro e perché vengono eseguite?

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) è stato istituito, con il Decreto Legislativo n. 149/2015, con l’obiettivo di creare un’unica Agenzia preposta alle ispezioni in materia di lavoro.

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro, tra l’altro:

• esercita e coordina a livello nazionale l’attività di vigilanza in materia di lavoro, contribuzione, assicurazione obbligatoria e legislazione sociale, inclusa la vigilanza sulla tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, nei limiti delle competenze attribuite al personale ispettivo del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, come definito dal D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81;
• effettua accertamenti relativi al riconoscimento del diritto alle prestazioni per infortuni sul lavoro e malattie professionali, analizzando le caratteristiche dei cicli produttivi per determinare l’applicazione delle tariffe dei premi assicurativi.

Le ispezioni dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro sono attività di vigilanza che mirano ad accertare il rispetto delle norme che regolano i rapporti di lavoro e la sicurezza nei luoghi di lavoro. Le ispezioni possono essere programmate nell’ambito di piani annuali o triennali, oppure occasionali, in risposta a denunce o segnalazioni.

Gli obiettivi principali delle visite ispettive sono:

1. Contrastare il lavoro nero e le forme elusive del lavoro subordinato.
2. Verificare la regolarità contributiva e assicurativa.
3. Accertare il rispetto della normativa sulla sicurezza.
4. Controllare l’applicazione corretta dei contratti collettivi.

In un contesto normativo sempre più complesso, i compiti assegnati agli ispettori sono comunque in continuo aumento.

Cosa può controllare l’ispettorato del lavoro?

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha come obiettivo prioritario quello di assicurare la corretta applicazione delle disposizioni normative e contrattuali in materia di lavoro e di contrastare le irregolarità.

L’attività di vigilanza sul lavoro è un procedimento di natura amministrativa e istruttoria, finalizzato a raccogliere elementi oggettivi e valutativi che possano condurre all’adozione di provvedimenti, non necessariamente sanzionatori.

L’attività dell’Ispettorato è ampia e riguarda vari ambiti dell’organizzazione aziendale. Gli ispettori possono accertare:

• la sicurezza delle attrezzature di lavoro, il rispetto degli obblighi normativi e la corretta formazione dei lavoratori;
• la presenza di lavoratori in nero, cioè assunti in assenza di comunicazioni agli enti competenti e in mancanza di tutele assicurative, previdenziali e fiscali. Tale fenomeno è particolarmente diffuso tra lavoratori giovani, stranieri, donne e persone con bassa scolarizzazione e soprattutto nei seguenti settori:

• 1. agricoltura e industria agroalimentare;
  2. manifatturiero (in particolare pelletteria e abbigliamento);
  3. logistica;
  4. commercio e pubblici esercizi;
  5. edilizia;

• il “lavoro grigio”, cioè quei rapporti formalmente regolari ma sostanzialmente irregolari, perché non coincide il contenuto del contratto con l’effettiva attività lavorativa svolta (orario differente, mansioni differenti, retribuzione differente, ecc…);
• la natura del rapporto di lavoro (subordinato, parasubordinato, autonomo);
• la corretta erogazione della retribuzione ed il rispetto del principio di parità retributiva;
• l’orario di lavoro effettivo e il rispetto delle pause;
• il corretto inquadramento previdenziale e l’iscrizione agli enti assicurativi.

Durante le visite, gli ispettori possono intervistare sia i lavoratori che i datori di lavoro per accertare la realtà operativa.

Quali sono gli orari di controllo dell’ispettorato del lavoro?

Il momento dell’accesso rappresenta una fase cruciale: gli ispettori, muniti di tesserino di riconoscimento, possono accedere in ogni momento ai luoghi di lavoro per raccogliere documentazione, effettuare colloqui e redigere verbali.

I controlli possono avvenire in qualsiasi momento dell’orario di lavoro dichiarato dall’azienda, anche durante il notturno, nei festivi e prefestivi. Questo per prevenire comportamenti elusivi da parte del datore di lavoro.

Il principio generale, di cui all’art. 13 della L. 689/1981, è che i controlli sono senza preavviso, come previsto. L’efficacia della visita risiede proprio nella possibilità di verificare la situazione reale e non preparata.

I controlli debbano essere eseguiti immediatamente:

• su richiesta dell’autorità giudiziaria;
• a seguito di segnalazioni di soggetti pubblici o privati;
• in conformità a obblighi previsti dalla normativa UE;
• nei casi di accertamenti relativi alla sicurezza nei luoghi di lavoro.

Per le verifiche documentali può essere inviata una convocazione al datore o al lavoratore, contenente l’elenco della documentazione da esibire, da inviare almeno 10 giorni prima dell’accesso.

Quali documenti sono richiesti durante i controlli dell’ispettorato del lavoro?

Durante il primo accesso ispettivo, gli ispettori:

• identificano le persone presenti (in particolare i lavoratori);
• effettuano colloqui individuali con i dipendenti, ai quali non può assistere il datore di lavoro né il consulente aziendale.
• se non emergono irregolarità evidenti, viene redatto un verbale di primo accesso, che riporta:

1. l’identificazione dei lavoratori trovati al lavoro e la descrizione delle loro mansioni;
2. le attività svolte dal personale ispettivo;
3. eventuali dichiarazioni rese dal datore di lavoro o da un suo rappresentante;
4. l’elenco della documentazione richiesta per proseguire l’istruttoria.

Tra i principali documenti aziendali che potrebbero essere richiesti:

• visura camerale (CCIAA);
• atto costitutivo e Statuto;
• ultimo verbale ispettivo;
• iscrizione INPS e INAIL (sia aziendale che per i soci);
• deleghe al Consulente del Lavoro per la gestione del personale e conservazione del LUL;
• documento di Valutazione dei Rischi (DVR);
• nomine per emergenze, primo soccorso e prevenzione incendi;
• attestati di formazione (es. Datore di Lavoro RSPP, RLS, sicurezza generale);
• nomina del Medico Competente e verbali di sorveglianza sanitaria;
• prospetto informativo Legge 68/1999 (collocamento mirato);
• accordi sindacali e autorizzazioni ITL per l’uso di sistemi di videosorveglianza.
• documenti relativi ai dipendenti e collaboratori:
• lettere di assunzione, proroga, trasformazione o cessazione;
• comunicazioni obbligatorie (SARE, intermittenti, distacchi, autonomi occasionali, ecc.);
• contratti di appalto, subappalto e somministrazione;
• cedolini paga firmati e tracciabilità dei pagamenti (bonifici, ecc.);
• copia dei documenti di soggiorno per lavoratori stranieri;
• schede di consegna DPI e attestati di formazione specifica (es. carrelli elevatori, trattori);
• giustificativi per trasferte o rimborsi;
• certificati di idoneità sanitaria.

La documentazione, compreso il Libro Unico del Lavoro, può essere conservata presso lo studio di un consulente del lavoro o altro professionista abilitato, a condizione che sia stata inviata all’INL una delega formale. In presenza di tale delega, l’Ispettore può rivolgersi direttamente al professionista per la richiesta di esibizione dei documenti.

La mancata esibizione di documentazione richiesta dagli ispettori del lavoro entro il termine indicato integra un illecito penale.

È fondamentale che la documentazione sia aggiornata e coerente, poiché eventuali incongruenze possono generare contestazioni, con verbali prescrittivi o sanzionatori.

Cosa succede dopo aver presentato denuncia all’ispettorato del lavoro?

Chiunque venga a conoscenza di violazioni dei diritti dei lavoratori può presentare una denuncia all’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Formalmente, le denunce anonime non hanno valore e non obbligano l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ad attivarsi. Tuttavia, se la segnalazione è dettagliata e corredata da prove, essa potrebbe può comunque essere presa in considerazione.

La denuncia può essere inviata alla sede territoriale competente dell’Ispettorato (in genere quella provinciale). Alla comunicazione è opportuno allegare documentazione utile a supportare quanto segnalato.

Sul sito istituzionale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro è disponibile un apposito modulo di richiesta di intervento ispettivo, pensato soprattutto per i dipendenti. Compilandolo, è possibile segnalare:

• lavoro nero o completamente irregolare;
• rapporti parzialmente regolarizzati ma non rispondenti alla realtà (es. contratto part-time con orario pieno);
• mancato pagamento di retribuzioni, straordinari, TFR, mensilità aggiuntive, ecc.;
• violazioni su orari, pause, videosorveglianza non autorizzata o altre irregolarità.

Ricevuta la segnalazione, l’Ispettorato può avviare un’indagine, che si svolge attraverso:

• sopralluoghi non annunciati, eventualmente preceduti da fasi di osservazione discreta;
• colloqui con dipendenti e datori di lavoro;
• analisi documentale.

Se durante l’ispezione vengono riscontrate irregolarità immediatamente accertabili, l’Ispettorato può ordinare al datore di lavoro di porre rimedio entro un termine preciso. In caso di inadempienza, scattano le sanzioni. In caso di reato, viene inviata notizia alla Procura della Repubblica.

Per violazioni di minore entità, l’Ispettorato può avviare un tentativo di conciliazione, per favorire la risoluzione bonaria del conflitto.

Se la denuncia riguarda prestazioni a carattere assistenziale (come maternità, malattia, ecc.) l’Ispettorato trasmette direttamente la segnalazione all’INPS, che provvede ad effettuare i controlli del caso.

Controlli ispettorato del lavoro: a quali sanzioni puoi incorrere?

Le sanzioni variano a seconda della violazione. Di seguito, una sintesi delle principali sanzioni previste:

• Maxi sanzione per lavoro nero: si applica nei casi di impiego di lavoratori subordinati in assenza della comunicazione obbligatoria preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro. Si tratta di una sanzione aggiuntiva rispetto a quelle previste per altre inadempienze collegate al lavoro irregolare.
  La sanzione è aggravata nei seguenti casi:

1. impiego di lavoratori stranieri privi di permesso di soggiorno, o con permesso scaduto senza richiesta di rinnovo;
2. impiego di minori non in età lavorativa.

• Sanzioni ordinarie: in caso di impiego irregolare trovano applicazione anche le sanzioni ordinarie per:
  1. mancata consegna della lettera di assunzione al lavoratore;
  2. omessa o infedele registrazione del lavoratore nel Libro Unico del Lavoro (LUL).
• Sospensione dell’attività imprenditoriale: si applica se, al momento dell’ispezione, almeno il 20% dei lavoratori presenti risulta non regolarmente registrato. Tuttavia, se il lavoratore irregolare è l’unico occupato nell’azienda, non si applica la sospensione, ma è previsto l’allontanamento fino alla regolarizzazione.
• Sanzioni civili e previdenziali: le sanzioni civili si applicano quando, al momento dell’ispezione, sono già scaduti i termini per il versamento dei contributi previdenziali e assicurativi relativi al periodo di lavoro irregolare accertato.

Quali sono i rischi di mentire ai controlli dell’ispettorato del lavoro?

Mentire o nascondere informazioni durante un’ispezione può avere conseguenze penali e amministrative.

La Corte di Cassazione ha inoltre chiarito che il reato di false dichiarazioni all’Ispettorato del Lavoro (art. 4, comma 7, L. n. 628/1961) richiede necessariamente l’elemento del dolo, ossia la consapevolezza e la volontà di fornire informazioni non veritiere.

In caso di richiesta di informazioni da parte degli organi ispettivi, è quindi fondamentale assicurarsi che le risposte siano veritiere.

La gestione superficiale delle comunicazioni con l’Ispettorato può determinare gravi conseguenze legali, anche se non sempre di natura penale.

Come lo studio legale BC&Partners può supportarti in caso di controlli dell’ispettorato del lavoro

Affrontare un’ispezione dell’INL può essere fonte di stress e incertezza.

Lo Studio Legale BC&Partners assiste aziende e lavoratori nella gestione completa dei controlli, offrendo:

• redazione di memorie difensive e opposizione a verbali.
• assistenza nei ricorsi e nei procedimenti giudiziari.
• consulenza continuativa per prevenire ispezioni e sanzioni.

Affidarsi a professionisti esperti è la soluzione migliore per tutelare la propria attività e garantire il rispetto della normativa vigente.